Event Logistics: Warehouse Manager:in (m/w/d)

Stellenausschreibung

Werde Teil des Teams des Rhine-Ruhr 2025 Organizing Committees (OC) und gestalte mit uns unvergessliche FISU WORLD UNIVERSITY GAMES. 
 
SUMMER CUM LAUDE*
Ein Sommer mit Auszeichnung.
 
2025 kommt die Welt an Rhein und Ruhr, um Sport, Wissenschaft und Kultur zu feiern. In sechs Städten messen sich bis zu 8.500 Athlet:innen und Offizielle aus 150 Nationen zwölf Tage lang - und das in 18 Sportarten. Hier werden Maßstäbe gesetzt. 
Die dichteste Hochschullandschaft Europas trifft auf die meisten Sportvereine Deutschlands in einer außergewöhnlich sportbegeisterten Region. 
 
Kurz gesagt: 
Der perfekte Ort für die FISU WORLD UNIVERSITY GAMES!
Der perfekte Ort für dich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
 
Event Logistics: Warehouse Manager:in (m/w/d)
 
In der Durchführungsgesellschaft der Rhine-Ruhr 2025 FISU World University Games
Vollzeit / 40 Stunden pro Woche / befristet mit Sachgrund bis Spätsommer 2025
 
Die Position ist innerhalb des OCs im Bereich Operations angesiedelt. Division Operations stellt die notwendige Infrastruktur für die Durchführung der FISU-Games bereit. Dazu gehören Unterkunft, Verpflegung, Logistik, Transport, inkl. An- und Abreise, sowie die Anwerbung und Verwaltung der Volunteers. Die so genannte Functional Area (FA) Logistics ist für die logistische Planung und Umsetzung an allen Wettkampf- & Nicht-Wettkampfstätten verantwortlich, einschließlich, aber nicht beschränkt auf den Versand und die Annahme, die Lagerverwaltung und alle vor, während und nach den Spielen benötigten Möbel, Einrichtungsgegenstände und Geräte. Die Position ist im angesiedelt. 

Folgende Aufgaben liegen schwerpunktmäßig in Deinem Bereich:

Vor und nach der operativen Phase:

• In Kooperation mit dem:der Warehouse & Distribution Manager:in, Weiterentwicklung und Management des Lagers bzw. der Logistikverwaltungssysteme, beinhaltend aber nicht ausschließlich 
• Abbildung der einzelnen RR25 Supply Chain Prozesse & Workflows in WMS, inkl. Reverse Logistik am Ende der Veranstaltung
• Testung und Implementierung einzelner Formulare und Richtlinien zu Anlieferungen/Bestellungen, Inventur Durchführungen etc. 
• Zusammenarbeit mit der Materiallogistik (Venue Logistics), um den Beschaffungsplan für FF&E (Furniture, Fixtures & Equipment) zu finalisieren und sicherzustellen, dass ein angemessener Lagerraum für entsprechende Materialen bei Bedarf zur Verfügung steht
• Unterstützung und Mitarbeit in anderen Bereichen FA Logistik falls erforderlich:
• Mitarbeit an der Entwicklung der Schulungsunterlagen und anderer Dokumentation für das Event Logistics-Personal vor Ort während Games Time (VLM, Volunteer, Logistikdienstleister
• Umsetzung strategischer Pläne zur Erfüllung der RR2025 Nachhaltigkeitsverpflichtungen und -ziele
• Unterstützung bei Bewerkstelligung der Schnittstellen zwischen Logistik Systemen und anderen existierenden Tools

 
Während der operativen Phase:

• Ab April Umzug ins Headquarter der FA Logistics/Central Warehouse (Ort: Duisport, Stadt Duisburg) und Set-Up der Infrastruktur im Central Warehouse (zusammen mit dem Logistikdienstleister), inklusive MHE (Material Handling Equipment)
• Bewirtschaftung des Zentrallagers:
• Steuerung des operativen Tagesgeschäfts im Lager sowie Steuerung des Logistikdienstleisters (LSP) Teams zusammen mit dem:der Warehouse & Distribution Manager:in
• Steuerung des Teams LOG, bestehend aus Volunteers und Games Time Personal, vor Ort
• Optimierung der existierenden Lagerprozesse nach Bedarf

Planung, Führung, Kontrolle und Verwaltung des Empfangs, der Lagerung, der Distribution und des Nachschubs der RR25-Artikel/Ausrüstung im Zentrallager mit entsprechender Anpassung der Liefer- und Distributionspläne basierend auf aktuellen Bedarfen

Organisation und Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung von Inventuren und Bestandskontrollen im Zentrallager 

Regelmäßige Erstellung der Berichte und Statistiken (Eingangs-/Ausgangsstatusbericht, Bericht über tote Bestände usw.)

Aktive Mitarbeit an der Steuerung der Reverse Logistik und Auflösung der einzelnen Logistikzentren an den Venues in allen Regionen in Zusammenarbeit mit Venue Logistik 

Post Games Inventur im Zentrallager

Unterstützung bei der Auflösung der Bestände im Zentrallager

Folgende Fähigkeiten & Kenntnisse bringst Du idealerweise mit:

• Abgeschlossenes Studium und/oder Zertifizierungen in den Bereichen Eventmanagement, Sportmanagement, Logistik/Supply Chain Management oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in der organisatorischen Planung und Durchführung der Veranstaltungen mit ähnlicher Größenordnung, idealerweise im Multisport-Bereich
• Berufserfahrungen im operativen Logistikgeschäft, im Bereich Versand / Warehouse, idealerweise in einer (Multi-)Sportveranstaltung
• Fähigkeit, Informationen aus Tabellenkalkulationen und anderen Hilfsmitteln schnell zu verarbeiten
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und Erfahrung in der gleichzeitigen Erledigung mehrerer Aufgaben
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache
• Führungskompetenz und Fähigkeit zur effektiven Arbeit in Gruppen von Personen aus anderen Fachbereichen und auf verschiedenen Ebenen der Matrix Organisation mit einer vielfältigen Belegschaft, einschließlich Volunteers und Zeit-/Vertragsarbeitern
• Hands-On Mentalität
• Fundierte Anwenderkenntnisse in MS Office, vor allem Excel
• Erfahrung mit Datenbanken und ERP-Systemen ist von Vorteil
• Führerschein Klasse B, gültig in Deutschland
• Gabelstaplerschein von Vorteil

 
Wir sind eine junge & wachsende Organisation im Herzen des Innovationshubs Rhein-Ruhr. Du wirst im OC eine tragende Rolle bei der erfolgreichen Planung & Durchführung der Spiele einnehmen.

Neben einem einzigartigen Team & großen Emotionen bieten wir:

• Eine abwechslungsreiche & spannende Tätigkeit mit Raum für kreative Ideen und eigenem Gestaltungsraum
• Ein dynamisches & wachsendes Umfeld mit einer offenen & diversen Unternehmenskultur
• Kurze Entscheidungswege mit Teamarbeit auf Augenhöhe
• Eine leistungsgerechte Vergütung in Anlehnung an TV L
• Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit für mobile Arbeit
• 30 Tage Urlaubsanspruch pro Jahr
• Zugang zu einem großen internationalen Netzwerk im Sport

 
Der Arbeitsplatz wird bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen mit der Entgeltgruppe 11 TV L bewertet.

Wir sind mehr als eine gewöhnliche Sportgroßveranstaltung. Deshalb wollen wir dich in deiner Einzigartigkeit, so wie du bist, mit allen deinen Facetten. Bei uns kann jede Person so sein, wie sie möchte und wie sie ist.

Wir freuen uns über jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Als Durchführungsgesellschaft bemühen wir uns um eine gezielte Förderung von Frauen für Führungsfunktionen. Daher werden Frauen nachdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Klingt gut?

Dann sollten wir uns kennenlernen!
 
Bitte sende uns deine Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf & Motivationsschreiben) unter Angabe deines frühestmöglichen Einstiegstermins bis spätestens 13.01.2025 über unser Bewerbungstool: https://rhineruhr-portal.rexx-systems.com/stellenangebot.html?yid=123
Bei fachlichen und organisatorischen Rückfragen erreichst du uns per E-Mail unter careers@rhineruhr2025.com.

Bitte beachte, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden kann.